Трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані роботодавцем у випадку змін в організації виробництва і праці, в тому числі ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників (п. 1 ст. 40 КЗпП).

Скорочення штату передбачає звільнення працівників конкретної професії у зв'язку з її виключенням зі штатного розпису. 

Одночасно з письмовим попередженням про звільнення, працівнику слід пропонувати вакансії, що відповідають його професії та спеціалізації. Якщо такі вакансії відсутні, роботодавець, відповідно до позиції судів, повинен  запропонувати іншу роботу, яку працівник зможе виконувати на основі кваліфікації та стану здоров’я (включаючи посади, що вимагають нижчої кваліфікації або передбачають нижчу зарплату).

Звільнення працівника через скорочення штату дозволяється лише в тому випадку, коли переведення на іншу посаду неможливе: якщо немає відповідних вакантних посад, або якщо працівник відмовився від переведення на іншу запропоновану посаду.

Якщо вакантні посади відсутні, то текст повідомлення працівнику може бути таким:

...

На виконання наказу ТОВ «________» від ___________ № ________ та відповідно до ч. 1 ст. 49² КЗпП повідомляємо  про майбутнє звільнення ________ р. з посади «________» у зв’язку зі скороченням штату на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП України з виплатою вихідної допомоги в розмірі середнього місячного заробітку.

Водночас інформуємо, що наразі в ТОВ «________» відсутні вакансії, які відповідали б Вашій кваліфікації та могли б бути Вам запропоновані. У зв’язку із цим ТОВ «________» не має об’єктивної можливості продовжити з Вами трудові відносини.

...

Важливо:

• Пропонувати вакансії, наявні не тільки в день попередження про звільнення, а й вакансії, які відкриваються протягом двомісячного строку до дати фактичного звільнення.
• Відмову працівника прийняти запропоновану вакансію потрібно фіксувати письмово.