Будь-який працівник підприємства, який залучається до керування службовим автомобілем на умовах трудового договору, повинен бути допущений за умови дотримання вимог, які висуваються до водіїв (медичний огляд, інструктаж та навчання з питань охорони праці). Інструктаж з питань безпеки руху, передрейсовий та післярейсові медичні огляди передбачені для перевізників. Наприклад:

«Автомобільний перевізник - фізична або юридична особа, яка здійснює на комерційній основі чи за власний кошт перевезення пасажирів чи (та) вантажів транспортними засобами», «автомобільний перевізник, який здійснює перевезення пасажирів на договірних умовах, зобов'язаний… забезпечувати проведення щозмінного передрейсового та післярейсового медичного огляду водіїв транспортних засобів» (ст. 1, 30 Закону України «Про автомобільний транспорт»).

Порядок використання у службових цілях легкових автомобілів працівниками бюджетних організацій, службова діяльність яких пов’язана з поїздками, визначає постанова Кабінету Міністрів України від 04.06.2003 № 848 «Про впорядкування використання легкових автомобілів бюджетними установами та організаціями», відповідно до якої керівники органів виконавчої влади виходячи із специфіки діяльності (в межах установлених лімітів та асигнувань) повинні розробити та затвердити Порядок використання легкових автомобілів для поїздок, пов'язаних із службовою діяльністю посадових осіб, де має бути у тому числі зазначено наступне:

• легковий автомобіль повинен використовуватися тільки для поїздок, пов'язаних із службовою діяльністю посадових осіб;
• користування легковим автомобілем у вихідні та святкові дні, а також відрядження на легковому автомобілі за межі області, на відстань, що перевищує 200 км, здійснюються лише з дозволу керівника установи;
• після кожної поїздки посадова особа, в розпорядження якої надано автомобіль, в подорожньому листі водія підтверджує особистим підписом час закінчення обслуговування.

Під час укладання господарських договорів сторони можуть визначати зміст договору на основі вільного волевиявлення, коли сторони мають право погоджувати на свій розсуд будь-які умови договору, що не суперечать законодавству (ст. 179 Господарського Кодексу України від 16.01.2003 № 436-IV).

Службовий автомобіль може бути наданий працівнику на підставі договору, формою такого договору може бути письмовий договір найму (оренди), договір про надання послуг, договору на перевезення, вимоги до яких регулюється нормами цивільного законодавства (наприклад, на підставі ст. 11, 208 Цивільного Кодексу України від 16.01.2003 № 435-ІV, далі - ЦК).

Правові підставі договору найму визначають ст. 798–805 ЦК. Договір оренди оформлюється у письмовому вигляді та підлягає обов’язковому нотаріальному посвідченню, цим договором може бути встановлено комплекс послуг щодо забезпечення нормального використання автомобіля, у тому числі наймач може самостійно здійснювати використання автомобіля у своїй діяльності.

Правові підставі договору про надання послуг, договору на перевезення визначають ст. 901–928 ЦК. За договором про надання послуг одна сторона (виконавець) зобов'язується за завданням другої сторони (замовника) надати послугу, яка споживається в процесі вчинення певної дії або здійснення певної діяльності, а замовник зобов'язується оплатити виконавцеві зазначену послугу (ст. 901 ЦК). Договір на перевезення спрямований на доставку вантажу, багажу або перевезення пасажирів до обумовленого пункту призначення. За договором одна сторона (перевізник) зобов'язується перевезти другу сторону (пасажира) до пункту призначення.

Окрім того, існує Порядок використання працівниками закордонних дипломатичних установ України власних легкових автомобілів у службових цілях, затверджений постанова Кабінету Міністрів від 04.11.2015 № 901, де зазначено, що «службові відрядження здійснюються з використанням власних легкових автомобілів тільки у разі неможливості здійснення працівником такої установи відрядження службовим автомобілем дипломатичної установи та відсутності економічної доцільності проїзду повітряним (залізничним) та іншими видами транспорту» та для прийняття рішення щодо використання власного легкового автомобіля у службових цілях працівник дипломатичної установи подає керівникові відповідну письмову заяву, до якої додає:

• копію документа, що підтверджує його право власності на легковий автомобіль;
• копію свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу в органах реєстрації держави перебування (технічний паспорт легкового автомобіля);
• копію страхового свідоцтва (поліса) на легковий автомобіль;
• копію міжнародного посвідчення водія відповідної категорії.

З повагою, Федоренко Микола Дмитрович,
головний державний інспектор
Головного управління Держпраці України
у Київській області