Будь-які трансформації зустрічають на своєму шляху труднощі або навіть спротив. Проте якщо знати наперед, що може піти не так, можна якісніше підготуватися ще на старті змін. А вчитися краще на досвіді інших. Під час онлайн-форуму “Бізнес без паперу” представники компаній, які вже пройшли певний шлях діджиталізації, поділилися власними історіями та обговорили перешкоди, з якими вони зіткнулися. Костянтин Юрченко, комерційний директор сервісу цифрових рішень для бізнесу “Вчасно”, проаналізував основні інсайти та дав поради для бізнесу.

Всі перешкоди, які так чи інакше можуть виникати на шляху діджиталізації, умовно можна поділити на організаційні та юридичні. До першої категорії належать питання підготовки команди та налаштування процесів, до другої - законодавство та безпека даних.

Організаційні

Страх нового. Зазвичай люди з пересторогою ставляться до будь-яких змін, тому що відчувають невпевненість у майбутньому. Страх ще підсилює брак інформації. Люди бояться звільнення та не хочуть ускладнень свого життя.

Тому цей фактор завжди треба враховувати при плануванні будь-яких змін у компанії, не лише при впровадженні електронного документообігу. Важливо постійно спілкуватися з командою і пояснювати, що і для чого робиться, як це вплине і на компанію, і на працівників. Чим більше інформації та пояснень, тим простіше відбуватимуться перетворення і тим менше люди хвилюватимуться.

Деякі компанії крім навчання мотивують співробітників працювати з електронними документами. Наприклад, в “Укренерго” нараховують бали за якісну роботу з системою електронного документообігу. Швидко узгоджуєш договір, отримуєш бали, які потім можна обміняти на сувенірну продукцію.

Сила звички. Також використанню електронних документів часто заважає проста звичка підписувати саме папери. І щоб привчити до нового процесу іноді доводиться запроваджувати певні обмеження. Так, у компанії “Київводоканал” скоротили кількість принтерів, щоб роздрукувати документ стало складніше. Лінь йти далеко заради цього, легше підписати і відправити в системі. І такі методи працюють. Показником того, що працівники сприйняли зміни, стало те, що відмовитися від них вже ніхто не хоче.

Відсутність драйверів змін. Жодний новий проект не зрушить із місця без лідера, який вірить у нього і надихає інших. Ідеально, якщо це керівник компанії. Але мотиватором може бути і будь-який фахівець, який усвідомлює всі переваги і може пояснювати іншим та “проштовхувати” зміни. Досвід доповідачів форуму “Бізнес без паперу” доводить, що бажано ще на старті заручитися підтримкою такого драйвера всередині компанії, адже до зовнішніх консультантів у працівників може бути вищим рівень недовіри. Тому обов'язково має бути внутрішній лідер проєкту для того, щоб процес не зупинився на половині шляху.

Безсистемність. Будь-яка реформа, і особливо цифрова трансформація, повинна ґрунтуватися на стратегії впровадження. Неможливо автоматизувати хаос. Важливо чітко сформулювати мету, задачі, етапи, критерії оцінки результатів. Що буде саме для вашої компанії показником успіху? Можливо, це й не стільки зменшення витрат на папір, а скорочення часу на підписання договорів або на закриття місяця в бухгалтерії. Оцініть, з яких документів і процесів почати цифровізацію, а які взагалі ліквідувати і не витрачати на них ресурси. Наприклад, виявиться, що краще скасувати такий документ як службова записка, а не переводити його в електронну форму. Це дозволить направити ресурси на дійсно важливі процеси. Що звичайно позитивно вплине на кінцевий результат.

Юридичні

Правових перешкод для використання електронних документів вже не існує, тому що є вся необхідна законодавча база. Три основні закони, що регулюють цю сферу:

• ЗУ “Про електронні довірчі послуги”

• ЗУ “Про електронні документи та електронний документообіг”

• ЗУ “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”

Суди приймають електронні документи у якості доказів. І податкова ставиться спокійно, якщо при перевірці ви роздрукуєте необхідний документ із системи. Адже його юридична сила не залежить від формату.

Проте варто враховувати ризик втрати документів. Його можна нівелювати, якщо використовувати провайдера електронного документообігу з хмарним сховищем. У такому разі документи зберігатимуться в хмарі та копіюватимуться на сервер або комп'ютер власника.

Безпека даних. Також багатьох хвилюють питання безпеки та доступу третіх осіб до електронних документів. Безперечно, з паперами ризиків більше. Перш ніж потрапити до адресата вони можуть проходити через різних людей. І зберігаються просто в шафах з вільним доступом.

Проте при роботі з електронними документами також необхідно враховувати можливі загрози. Треба розмежовувати ступені доступу для співробітників - хто і що може бачити, редагувати та підписувати. Зберігати архів у хмарі та уважно стежити, що виходить за межі компанії. Перевага хмарного збереження в тому, що якщо щось станеться із сервером компанії, наприклад, з'явиться черговий вірус “Пєтя”, то документи ви не втратите.

Досвідчені користувачі радять конфіденційні документи оцифровувати в останню чергу, а найцінніші для вас - дублювати і робити додаткові сховища.

Будь-який ризик можна мінімізувати, якщо про нього знати. Тому так важливо ще на старті цифрових змін проаналізувати всі можливі вузькі місця та перешкоди саме для вашої компанії і завчасно підготуватися.