Бухгалтер
Як розрахувати розмір авансу на відрядження
Відрядження є роботою, тобто поїздкою для виконання службового доручення. Направляючи працівника у відрядження, роботодавець зобов'язаний забезпечити його авансом (п. 4 розд. І Інструкції № 59), нагадує ЛІГА:ЗАКОН
Аванс видають у готівковій або безготівковій формі на поточні витрати відрядженого.
Важливо
Аванс на відрядження для бюджетників можна видавати лише в безготівковій формі, тобто перераховувати на поточний рахунок працівника або на корпоративний рахунок підприємства (установи, організації) (п. 5 Постанови № 98).
Зазвичай суму авансу розраховують виходячи з розміру добових і витрат на проїзд, проживання тощо. Крім того, роботодавець на свій розсуд може здійснювати відповідні доплати відрядженим працівникам. Оформити такий розрахунок можна у вигляді кошторису із зазначенням найменування витрат та їх грошового вираження.
Приклад складання кошторису витрат на відрядження
Додаток
до наказу від 15 квітня 2023 р. № 559
Кошторис витрат на відрядження
Розділ І
|
П. І. Б. відрядженого |
Петров П. П. |
|
Строк відрядження |
3 дні (з 21.04.2023 по 23.04.2023) |
|
Норма добових витрат, грн |
670 |
|
Проживання в одномісному номері готелю (доба) |
700 |
|
Проїзд до м. Одеса й назад (поїзд, купе) |
750 |
|
Проїзд по м. Одеса (автобус, маршрутне таксі) |
40 |
Розділ ІІ
|
№ з/п |
Найменування витрат |
Сума, грн |
|
1 |
Добові (670 грн х 3 дн.) |
2010,00 |
|
2 |
Плата за проживання (700 грн х 2 доби) |
1400,00 |
|
3 |
Вартість проїзду |
790,00 |
|
Разом |
4200,00 |
|
Здебільшого сума, розрахована в кошторисі, є приблизною. Фактичні витрати відрізняються від розрахункових показників у більший чи менший бік. Тому після повернення працівника з відрядження необхідні відповідні доплати або навпаки – повернення невикористаних коштів.
Важливо
Підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане ознайомити його з кошторисом витрат, а також із вимогами нормативно-правових актів щодо звітування про використання коштів, виданих на відрядження (п. 6 розд. І Інструкції № 59).
Невитрачені у відрядженні кошти мають бути повернені в касу підприємства або зараховані на його рахунок до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ).
Водночас чинним законодавством не встановлено, за скільки днів до початку відрядження працівнику повинна бути видана відповідна сума коштів (аванс на відрядження). Отже, кошти в цьому разі видають у строки, установлені самим підприємством. Головне, щоб їх було видано вже після підписання наказу про відрядження й до безпосереднього від'їзду працівника*.